08E-MAIL & KOMMUNIKATION

Kurz. Menschlich.Beweisbar richtig.

Eine gute Transaktionsmail ist kein kleiner Newsletter. Sie sagt sofort, was passiert ist, ob etwas zu tun ist und wo der belastbare Status liegt. Das Design gibt Ruhe; der Inhalt trägt die Verantwortung.

08.1TRANSAKTIONSMAIL

Kein Blabla.
Ein klarer Zustand.

Betreff, Preheader und erster Bildschirm müssen auch ohne Bilder dieselbe Antwort liefern. Die interaktive Referenz zeigt die fünf wichtigsten Kommunikationslagen in Light- und Dark-Clients.

LIVE PATTERNMJML transactional preview600 PX · PLAIN-TEXT TWIN

VON GEB-Reifen · info@geb-reifen.deANTWORT kontakt@geb-reifen.deBETREFF Bezahlt: RE-2026-00184 und deine RechnungPREHEADER 279,60 € sind bestätigt. Vier konkrete Reifen sind deinem Auftrag zugeordnet.

AUFTRAG RE-2026-00184

Beispiel für das große Produktbild in der Kaufbestätigung — PRODUKTBILD AUS DER BESTELLUNG

ZAHLUNG BESTÄTIGT

Deine Reifen sind sicher.

Wir bereiten vier Michelin Pilot Sport 5 für den Versand vor. Rechnung, Vertragsbestätigung und Widerrufsinformation findest du direkt in dieser E-Mail.

STATUSBezahlt · 279,60 €

4×

Michelin Pilot Sport 5205/55 R16 · konkrete Reifen

279,60 €

Versand: Kostenlos · 0,00 €
Gesamt: 279,60 €

Auftrag & Rechnung öffnen

Rechnung 2026GR080001.pdfMenschenlesbarer Beleg

Vertrag-Widerruf-RE-2026-00184.pdfVersionierter dauerhafter Datenträger

Frage zu diesem Vorgang? Antworte direkt auf diese E-Mail oder nenne uns RE-2026-00184.

Was ist passiert?

Betreff und Headline nennen Ereignis und Auftrag: angekommen, bezahlt, unterwegs oder in Prüfung. Keine „großartigen Neuigkeiten“.

Muss ich handeln?

Die Antwort steht im zweiten Satz. Bei unklarer Zahlung ausdrücklich nicht erneut zahlen; bei Datenschutz den Ablauf nennen.

Was beweist es?

Status, Zeitpunkt, reale Positionen, Gesamtbetrag, Beleg und persistenter Portal-Link folgen in genau dieser Reihenfolge.

08.2TEMPLATE-REGISTER

Nur senden,
wenn sich Wahrheit ändert.

Jede Vorlage besitzt ein fachliches Event, eine Versandgrenze und eine verbotene Behauptung. Provider-Retry, Webhook-Replay oder Admin-Neuladen erzeugen keine zweite Nachricht.

VORLAGEFACHLICHES EVENTTAKTKERNINHALTDARF NIE

Bestellung eingegangencheckout.order.createdsofortEingang + Zahlungsprüfung · Inhalt · Gesamt · StatuslinkVertrag/Zahlung nicht vorschnell behaupten

Zahlung & Vertrag bestätigtshop.order.paideinmaligZahlung · Units · Gesamt · Rechnung · Vertrags-/Widerrufsdokumentnur nach serverseitiger Finalisierung

B2B-E-Rechnung bereitinvoice.xml.validmit bezahlt/gezieltPDF + validierte XML · KäuferreferenzXML nur bei KoSIT-Status valid

Zahlung wird geprüftpayment.review.openedbei echtem Issuenicht erneut zahlen · Status · Hilfekein zweiter Payment-Link

Versand bestätigtwarehouse.shipping.completedeinmalig4 Pakete · alle Trackings · AuftragLabel allein löst keine Mail aus

Storno-/Korrekturbelegcredit_note.issuedeinmaligBelegart · Grund · Betrag · Originalbezug · PDF/XML sofern valideim geführten Prozess vor bestätigter Erstattung senden

Vor-Ort-Belegcounter.invoice.issuednur mit echter AdresseZahlart · Beleg · Abholungkeine Mail an @local.invalid

Datenschutz bestätigenprivacy.request.createdeinmalig + AblaufZweck · Ablauf · Einmallinkkeine Bestelldetails im Betreff

Datenexport bereitprivacy.export.readyeinmalig + AblaufDownload · Umfang · SchutzToken kurzlebig, Zugriff protokolliert

Widerruf eingegangenlegal.withdrawal.receivedsofort + idempotentvollständige Erklärung · Zeitstempel · Vorgangsnummerrechtliche Prüfung nicht vorwegnehmen

Widerruf/Rückgabe bearbeitetsupport.case.updatedbei Annahme oder WareneingangStatus · betroffene Units · nächster SchrittErstattung vor Providerbestätigung behaupten

Druckdaten versendetprinting.label.dispatchbewusst manuellProduktionsdaten · Checksummen · PDF/SVG/CSVkeinen Druckauftrag ohne Freigabe behaupten

Konto bestätigencustomer.account.verifyeinmalig + AblaufE-Mail-Kontrolle · AktivierungslinkKontoexistenz gegenüber Dritten verraten

Vor-Ort-Konto einladencustomer.account.invitebewusst + Ablauffreiwillige Aktivierung · eigener PasswortsatzNewsletter oder Konto als Pflicht darstellen

Konto ist bereitcustomer.account.welcomeeinmaligGarage · Auftragsarchiv · Newsletterstatusalte Einzelstücke als erneut bestellbar darstellen

Passwort zurücksetzencustomer.account.password-reseteinmalig + 1 StundeSicherheitslink · SitzungswirkungKontoexistenz im API-Ergebnis offenlegen

Saison-Vorlauf bestätigencustomer.newsletter.confirmDouble-Opt-inZweck · Wortlautversion · Ablaufvor Bestätigung Werbung versenden

Saison-Vorlauf aktivcustomer.newsletter.welcomeeinmaligEinwilligung · Abmeldelink · TrackinggrenzeTransaktions- und Werbeeinwilligung vermischen

Vor-Ort-Zahlungslinkcustomer.counter.paymentbewusst + 15 Minutenreservierte Reifen · Gesamt · AbholungZahlung vor Mollie-Bestätigung behaupten

Servicefall aktualisiertsupport.case.updatednur relevante Änderungwas geschah · wer handelt · bis wannkeine tägliche Nullmeldung

WEBSHOP

GEB sendet nur aus internen Shop-, Beleg-, Versand- und Datenschutzereignissen.

EBAY

Keine parallele Statusmail. Kauf, Versand und Fallstatus bleiben bei eBay; steuerliche Rechnung und bestätigter Korrekturbeleg gehen gezielt an den bestellgebundenen Relay-Alias.

VOR ORT

Belegmail nur an eine bewusst erfasste echte Adresse; anonym bleibt anonym.

INTERN

Kritische Payment-/Channel-Issues sofort; nichtkritische Hinweise als ruhiges Digest statt Alarmflut.

08.3TEXT & PFLICHTZONE

Schön kommunizieren.
Nichts verschleiern.

Die CI trennt redaktionelle Stimme von unveränderlichen Pflichtinformationen. Texte werden fachlich geschrieben und juristisch abgenommen – niemals von einem Modell frei vervollständigt.

SO KLINGT GEB

„Bestellung angekommen.“Wir prüfen gerade die Zahlung. Bitte bestelle nicht noch einmal.

„Vier Reifen sind unterwegs.“Hier findest du alle vier Trackingnummern.

„Deine Anfrage ist bestätigt.“Der geschützte Download ist bis 19.08.2026 verfügbar.

NICHT VERWENDEN

„Großartige Neuigkeiten!“Unnötiger Jubel verdrängt den Status.

„Deine Reise beginnt …“KI-generische Metapher ohne Informationswert.

„Nur heute – sichere dir mehr!“Werbung gehört nicht versteckt in Transaktionsmails.

EINGANG & VERTRAG

Bestelleingang unverzüglich elektronisch bestätigen. Vertragsinhalt und erforderliche Verbraucherinformationen auf dauerhaft speicherbarem Träger bereitstellen; versioniertes PDF statt flüchtigem Nur-Link.

IDENTITÄT

Vollständiger BusinessProfile-Snapshot: Name/Rechtsform, ladungsfähige Anschrift, Kontakt, Vertretung/Gesellschafter und Register-/Steuerangaben soweit einschlägig.

WIDERRUF & BELEGE

Abgenommene Widerrufsbelehrung, Musterformular und Vertragsbedingungen unverändert anhängen. Rechnung/XRechnung nur aus dem echten validierten Belegzustand.

TRANSAKTION ≠ WERBUNG

Keine Cross-Sells im Pflichtbeleg. Marketing benötigt eigenen Zweck, dokumentierte Rechtsgrundlage/Einwilligung und einen wirksamen Widerspruchsweg.

DATENSCHUTZ

Im Betreff und Preheader keine Adresse, Reifendetails oder Exportinhalte. Links zweckgebunden; Tracking-Pixel in Transaktionsmails standardmäßig aus.

BARRIEREARM

HTML und Plain Text sind gleichwertig. 16-px-Fließtext, sinnvolle Lesereihenfolge, Alttext, 48-px-CTA und verständliche Links statt „hier klicken“.

Abnahmegrenze: Die CI definiert Gestaltung, Datenquelle und sichere Mindeststruktur. Finale AGB-, Widerrufs-, Steuer- und Geschäftsbrieftexte werden vor Produktivversand gegen Geschäftsform und aktuellen Rechtsstand anwaltlich beziehungsweise steuerlich freigegeben.

08.4MJML-SYSTEM

Ein Layoutvertrag.
Keine Template-Kopien.

Vorlagen komponieren versionierte MJML-Primitiven. Markenstil, Pflichtfooter, Dark-Mode-Fallbacks und Client-Sonderfälle werden einmal gelöst; Events liefern nur geprüfte Daten.

EmailLayoutmjml + mj-head + mj-body

600 px, Sprache, Preview-Text, Client-Fallbacks

BrandHeadermj-section / mj-column

GR-Shortmark als gehostetes, versioniertes PNG; Wortmarke als Live-Text

ContextVisualmj-image + CSS swap

optional 3:1, maximal 200 px hoch; neutrales Fallback plus clientgesteuerte Dark-Variante

StatusBlockmj-section / mj-text

semantischer Status, Zeitpunkt und nächste Wirkung – nie Farbe allein

OrderItemsmj-table

Unit-/Satz-Snapshot, Stückzahl, Dimension, Preis; mobile lesbar

PrimaryActionmj-button

gedämpftes Gold, schwarzer 800er Text, 48 px Mindesthöhe

AttachmentListmj-table

Dateiname, Belegart, Format und sichere Alternative im Portal

HelpBlockmj-text

Reply-fähige Adresse, Auftragsreferenz und realistischer nächster Schritt

LegalFootermj-section / mj-text

BusinessProfile-Snapshot, Pflichtlinks und Kommunikationsart

TOKENWERTREGEL

container600 pxzentriert; mobil 100 % ohne horizontales Scrollen

space8 / 16 / 24 / 32 / 48nur MJML-Padding, keine zufälligen Spacer-Ketten

fontArial, Helvetica, sans-serifClientkompatibilität vor Webfont-Eitelkeit

body16 px / 1.60Meta mindestens 14 px; Pflichttext lesbar, nicht versteckt

signal#DDB51B + #070806eine Hauptaktion, schwarzer 800er Text, nie weiß

radius8 / 12 pxtechnisch und ruhig; keine riesigen Marketing-Pills

dark#111214 / #F4F4EFautomatisch über prefers-color-scheme; Outlook erhält ein kontrastfestes neutrales Fallback

imageoptional 3:1 · 1200 × 400ruhige Themenatmosphäre, max. 200 px; Dark/Light-Swap progressiv, Aussage funktioniert ohne Bild

08.5ZUSTELLVERTRAG

Gesendet ist nicht
automatisch zugestellt.

Die Implementierung behandelt Kommunikation wie jeden anderen Providerkanal: idempotent, beobachtbar, wiederholbar und ohne optimistische Erfolgssprache.

01EVENT

fachlicher Zustand committed

02RENDER

Templateversion + Snapshot

03ACCEPTED

Provider nahm Nachricht an

04DELIVERED

Provider meldet Zustellung

05RETRY / ISSUE

Bounce oder unklarer Ausgang

IDEMPOTENZ

Eindeutig pro event_id + template_version + recipient. Webhook-Replay erzeugt keine Dublette.

SNAPSHOT

Betreff, Empfänger, Variablen, Beleg-Checksummen und Pflichttextversion bleiben auditierbar.

RETRY

Begrenztes Backoff. Permanenter Bounce wird unterdrückt; geschäftskritischer Ausfall wird Admin-Aufgabe.

PRIVACY

Provider erhält nur erforderliche Daten. Keine Öffnungs-/Klickanalyse für Transaktionsmails als Voreinstellung.

Ist-Zustand 18.08.2026: 19 versionierte MJML-Templates, HTML/Plain-Text, persistente Outbox, begrenztes Retry, Bounce-Sperre, Stalwart-HMAC-Webhooks und das mobile Mailcenter sind live. PTR, TCP/25 und die autoritative Netcup-Zone sind grün. Die App-Zustellprobe durchlief Outbox, STARTTLS und den externen MX mit SMTP 250; abgelaufene Einmal-Links werden vor SMTP unterdrückt.

Mail-Zugang: Konto, Administration, OAuth/PKCE, 2FA und Gerätefreigabe auf mail.geb-reifen.de verwenden das originale GR-Signet mit kleiner MAIL-Flag sowie dieselben CI-Farben und Schriften. Die Darstellung ist GEB; Passwortprüfung, Tokens und Rechte bleiben unverändert Stalwart.

08.6ADRESSEN & VERANTWORTUNG

Drei Konten.
Eine klare Aufgabe je Adresse.

Kontakt, Automation und Administration werden nicht vermischt. Alle weiteren Adressen sind bewusst zugeordnete Betriebsaliase; eine Catch-all-Adresse existiert nicht.

MENSCHLICH

kontakt@geb-reifen.deAnfragen, Rückfragen und Antworten auf jeden automatischen Vorgang.

Öffentliches Kontaktpostfach und Reply-To; keine Versandidentität für Automatismen.

AUTOMATION

info@geb-reifen.deAbsender für Shop-, Beleg-, Versand- und Datenschutzmails.

Nur authentifizierter Transaktionsversand; keine Rundmails und kein Marketing.

SYSTEM

admin@geb-reifen.deTechnische Stalwart-Administration und Wiederherstellung des Mailbetriebs.

Nicht öffentlich bewerben, nicht für Kundenkommunikation verwenden.

ALIASZIELPOSTFACHZWECK

postmaster@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deRFC-Betrieb

abuse@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deMissbrauchsmeldungen

security@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deSicherheitshinweise

hostmaster@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deDomainbetrieb

dmarc@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deDMARC-Berichte

tlsrpt@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deTLS-RPT-Berichte

noreply-tls@geb-reifen.de→ kontakt@geb-reifen.deTLS-Report-Absender

bounce@geb-reifen.de→ info@geb-reifen.deAutomatische Zustellfehler

Öffentlicher Vertrag: Kunden schreiben an kontakt@geb-reifen.de. Automatische Nachrichten kommen von info@geb-reifen.de und führen Antworten immer zurück zu kontakt@geb-reifen.de.

08.7AUTOMATIONSMATRIX

Auslöser statt Hoffnung.
Jeder Kanal ist abgegrenzt.

VERDRAHTET bedeutet: Der Fachworkflow schreibt idempotent in die Outbox. Externer Versand setzt zusätzlich den kontrolliert freigegebenen App-Transport voraus.

BEREICHECHTER AUSLÖSERVORLAGE / WEGEMPFÄNGERSTAND

SHOPBestellung gespeichertcheckout.order.createdKäuferVERDRAHTET

SHOPZahlung final bestätigtshop.order.paidKäuferVERDRAHTET

B2BXRechnung technisch valideinvoice.xml.validRechnungsadresseVERDRAHTET

PAYMENTAbgleich benötigt Entscheidungpayment.review.openedkontakt + Shop-KäuferVERDRAHTET

LAGERVersand wirklich abgeschlossenwarehouse.shipping.completedShop-KäuferVERDRAHTET

FINANZENStorno-/Korrekturbeleg ausgestelltcredit_note.issuedRechnungsadresse · eBay-Relay inklusiveVERDRAHTET

VOR ORTRechnung mit echter E-Mailcounter.invoice.issuedKäuferVERDRAHTET

PRIVACYAnfrage angelegtprivacy.request.createdAntragstellerVERDRAHTET

PRIVACYExport erzeugtprivacy.export.readyBestätigter AntragstellerVERDRAHTET

RECHTWiderruf gespeichertlegal.withdrawal.receivedErklärenderVERDRAHTET

RECHTRückgabe angenommen / Eingang bestätigtsupport.case.updatedShop-KäuferVERDRAHTET

KONTORegistrierung vorbereitetcustomer.account.verifyKontoinhaberVERDRAHTET

KONTOVor-Ort-Einladung ausgelöstcustomer.account.inviteEingeladenerVERDRAHTET

KONTOE-Mail bestätigtcustomer.account.welcomeKontoinhaberVERDRAHTET

KONTOPasswort-Reset angefordertcustomer.account.password-resetKontoinhaberVERDRAHTET

DOISaison-Vorlauf angefordertcustomer.newsletter.confirmEinwilligenderVERDRAHTET

DOIEinwilligung bestätigtcustomer.newsletter.welcomeEinwilligenderVERDRAHTET

VOR ORTOnlinezahlung übergebencustomer.counter.paymentKäuferVERDRAHTET

DRUCKDruckdaten bewusst freigegebenprinting.label.dispatchDruckpartnerVERDRAHTET · MANUELL

EBAYKauf, Versand und FallstatuseBay-NachrichtensystemeBay-KäuferBEWUSST PROVIDER

EBAYRechnung oder bestätigter Korrekturbelegshop.order.paid / credit_note.issuedBestellgebundener eBay-Relay-AliasVERDRAHTET

SERVICERelevante Falländerungsupport.case.updatedBeteiligterVORLAGE BEREIT

eBay wird nicht doppelt angeschrieben.

Eigene Eingangs-, Paid-, Versand- und Rückgabestatusmails filtern eBay aus. Nur Rechnung sowie nach bestätigter Erstattung Storno-/Korrekturbeleg gehen über den von eBay gelieferten Bestellalias; ohne belastbaren Alias entsteht ein sichtbarer Zustellfall. Der Produktionskanal ist verbunden, Auto-Publish bleibt für den kontrollierten Artikelpilot bewusst aus.

Service ist vorbereitet, noch nicht automatisch.

support.case.updated kann gerendert, geprüft und im Mailcenter vorbeschaut werden. Ein produktives Supportfall-Modell samt bestätigtem Trigger fehlt noch – deshalb behauptet die CI keine aktive Automation.

Scanner und Admin schreiben Kunden nicht ungefragt an.

Nur eine bewusst freigegebene Druckerei-Übermittlung verlässt den Etikettenprozess. Mailcenter-Proben sind manuell und in Betreff, Preheader, HTML sowie Plain Text klar als Test markiert.

08.8WEBMAIL-ZUGANG

Teamzugriff.
ein kurzer, klarer Client.

Für operative Arbeit im Team läuft der kompakte Webmail-Zugang unter `webmail.geb-reifen.de` mit Roundcube.

ZugangRoundcube auf Subdomain

Im Browser direkt als Teampostfach erreichbar.

TechnikIMAPS + SMTP via Stalwart

IMAP 993, Submission 587; Accounts bleiben produktiv und unverändert.

Trennung/account und /admin bleiben

Stalwart-Login für Konto-/Admin-Profile bleibt parallel aktiv.

08.9LIVE-GATE · 18.08.2026

DNS und Server grün.
App-Cutover bestätigt.

Die öffentlichen Authentifizierungsnachweise, der Mailserver und der App-Transport sind abgenommen. Die protokollierte externe Zustellprobe endete mit SMTP 250.

ANWENDUNGGRÜN

Persistente Outbox, 19 Renderer, fachlich verdrahtete Wege, Anhänge, Retry, Suppression und Mailcenter sind implementiert.

MAILSERVERGRÜN

Stalwart, TLS, IMAPS, STARTTLS/AUTH, beide PTRs und ausgehendes TCP/25 funktionieren.

NETCUP / DNSGRÜN

Alle fünf autoritativen Nameserver liefern Serial 5 sowie identische MX-, SPF-, DMARC-, DKIM-, MTA-STS- und TLS-RPT-Daten.

EXTERNER TRANSPORTGRÜN

App-Outbox, STARTTLS und Stalwart sind aktiv. Die externe Zustellprobe wurde mit SMTP 250 abgeschlossen; Delivery-Webhooks werden exakt per Queue-ID zugeordnet.

LETZTES APP-GATEEin kontrollierter Cutover statt eines Blindstarts

SERIAL 5SPF2× DKIMDMARC REJECTMTA-STSTLS-RPTPTR 4/6

AUTORITATIVER DNS-STAND: Alle fünf delegierten Netcup-Nameserver liefern Serial 5 und denselben Mailvertrag. Die beiden öffentlichen DKIM-Schlüssel stimmen mit den aktiven Stalwart-Schlüsseln überein.

01Ablauf-Sperre und fragmentbasierte Einmal-Links gemeinsam mit Server und Worker deployen.
02Den alten abgelaufenen Aktivierungsjob ohne SMTP-Aufruf als suppressed bestätigen.
03Genau eine klar gekennzeichnete App-Probe persistent einplanen und Annahme sowie Stalwart-Rückmeldung prüfen.
04Danach den Regelbetrieb mit Bounce-, Suppression- und Webhook-Monitoring beobachten.

Freigabeentscheidung: Web, Admin, Scanner, CI, DNS, der Maildienst, beide PTRs, ausgehendes SMTP und der App-Transport sind technisch grün. Automatische Nachrichten bleiben transaktional, idempotent und unterdrücken abgelaufene Links. Eine hundertprozentige Inbox-Platzierung kann kein seriöser Betreiber garantieren; belastbar sind Authentifizierung, Listenhygiene, geringe Versandrate und nachvollziehbare Zustellung.